Elektronik Belge Standartları

Başbakanlıktan:

Konu: Elektronik Belge Standartları.

GENELGE

2008/16

Kamu adına görev yapan kurum ve kuruluşların faaliyetleri sonucu oluşan belgelerin kayıt altına alınması ve bu belgelerin istenildiği anda erişilebilir şekilde yönetilmesi, kurumsal faaliyetlerin ayrılmaz bir parçası ve bir kamu görevidir. Herkesin, her zaman, her yerden kolaylıkla ulaşabileceği şeffaf, verimli ve sade bir kurum yapısı günümüzde modern ve demokratik kurumların temel hedefi haline gelmiştir. Elektronik ortamda sunulan hizmetlerin ve e-kurum yapısının temelini elektronik bilgi sistemleri oluşturmaktadır.

Kamu kurum ve kuruluşlarınca üretilen elektronik bilgi ve belgelerin idari, mali, hukuki ve tarihi gerekçelerle korunmasının sağlanması ve bunların gelecek nesillere aktarılması ancak standart belge yapılarının oluşturulması ile mümkündür. Elektronik belgeye ilişkin standartlar ile belgelerin korunmasına ve erişimine imkan sağlayacak tedbirlerin elektronik belge yönetim sistemlerinin tasarım aşamasında ele alınması gerekmektedir.

Elektronik belgelerin kayıt altına alınması, kullanılması ve arşivlenmesi konularında çalışma yapma görevi E-Dönüşüm İcra Kurulu’nun 9 Eylül 2004 tarih ve 7 numaralı Kararı ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne verilerek TSE 13298 no’lu standardın yayınlanması sağlanmıştır. Hazırlanan bu standart kamu kurum ve kuruluşlarının kullanacakları elektronik belge yönetim sistemleri için temel bir kaynak teşkil etmektedir.

Kamu kurum ve kuruluşları oluşturacakları elektronik belge yönetim sistemlerinde TSE 13298 no’lu standarda göre işlem yapacak, ayrıca üretmiş oldukları elektronik belgenin kurumlar arası paylaşımını www.devletarsivleri.gov.tr internet adresinde belirlenen kurumlar arası elektronik belge paylaşım hizmeti kriterlerine göre gerçekleştirecektir. Genelgenin yayımı tarihinden önce kurulan sistemler ise ilgili kamu kurum ve kuruluşlarınca gözden geçirilerek iki yıl içinde standarda uyumlu hale getirilecektir.

Bilgilerini ve gereğini rica ederim.

                                                                             Recep Tayyip ERDOĞAN

                                                                                          Başbakan

Başbakanlıktan:

Konu: Lisanslı Yazılım Kullanılması.

GENELGE

2008/17

Bilindiği üzere; kamu kurum ve kuruluşlarında bilgisayar teknolojisinin hızla gelişmesi sonucu, kamu hizmetlerinin görülmesinde, yaygın olarak kullanılan bilgisayar programları, 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu kapsamında, ilim ve edebiyat eseri olarak koruma altındadır.

Birçok ülkenin telif hakları sistemine paralel şekilde, diğer eser türlerinde olduğu gibi bilgisayar programlarının da, lisanssız kopyalarının kullanılması, hak sahibinin izni olmaksızın çoğaltılması, değiştirilmesi ve dağıtılması fiillerine karşı 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu’nda cezai ve hukuki yaptırımlar öngörülmüştür.

Bu sebeple, Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu hükümleri çerçevesinde, fikri hakların korunması açısından, kamu kurum ve kuruluşlarında, bilgisayar programlarının edinilmesi, kullanılması, yönetimi ve alınacak tedbirlere yönelik esasların tespiti ile ilgili düzenlemelerin yapılması gerekli görülmüştür.

1. Kamu Kuruluşlarında Bilgisayar Programı Edinilmesi

Bütçeleme: Bilgisayar programlarının satın alınmasından önce yapılacak bütçelemede, bilgisayar programları, bilgisayar donanımından ayrı kalem olarak belirtilmelidir. Bütçeleme yapılırken edinilecek bilgisayar programlarının lisanslama esasları dikkate alınmalı, ihtiyaç bulunan lisans sayısı kadar program bütçede yer almalıdır.

Şartname: Bilgisayar programı satın alımının söz konusu olduğu şartnamelerde, satın alınacak bilgisayar programları ayrı kalem olarak yer almalı ve sağlanacak bilgisayar programlarının lisanslı olması gerektiği ve lisans miktarları mutlaka belirtilmelidir.

Teslimat: Satın alma işlemi sonucunda teslimatı yapılan bilgisayar programlarının teslim, geçici ve kati kabul işlemleri sırasında; lisanslı olup olmadığı kontrol edilmeli ve sadece lisanslı programların kabulleri yapılmalıdır.

2. Yazılım Yönetimi ve Denetimi

Yazılım yönetimi ve denetimi; kamu kurum ve kuruluşlarının bünyelerindeki yazılımların, 5846 sayılı Kanun ve lisans anlaşmalarına uygun olarak bulundurulması ve kullanılmasının sağlanması maksadıyla kuruluş içinde yapılması gerekli işlem ve denetim etkinliklerini kapsamaktadır.

Söz konusu etkinlikler kamu kurum ve kuruluşunda bilgi işlem ünitesi veya bu işten sorumlu birimin koordinasyonunda, hukuk müşavirliği ve teftiş veya denetiminden sorumlu kurul veya birimlerin ayrı ayrı veya ortak çalışması sonucu yerine getirilecektir.

Lisanssız yazılımlarının bulundurulması ve kullanımının önlenmesi maksadıyla kamu kurum ve kuruluşları;

– Lisans hakları kamu kurum ve kuruluşuna ait olmayan tüm programların, bilgisayar ve medyalardan silinmesi ve lisanslı olanların temin edilmesi,

– Lisans sicili oluşturularak kurumun sahip olduğu yazılım ve lisansların takip edilmesi,

– İhale neticesi yüklenici firma tarafından bilgisayar ve yazılımların tesliminde, yazılımların orijinal ve lisanslı olduğunun ve belgelerinin şartnameye uygunluğunun kontrol edilmesi,

– Kullanılan yazılımların yasal olarak kurum tarafından sağlanmış orijinaller olup olmadığının ve yazılım siciline uygunluğunun belirli aralıklarla denetlenmesi,

– Kamu kurum ve kuruluşunda; bilgi işlem ünitesi veya bu işten sorumlu birimde çalışanların bu genelgenin gereklerine göre işlem tesis etmelerinin sağlanması,

hususlarında gereken tedbirleri alacaklardır.

6/2/1998 tarihli ve 1998/10 sayılı Genelge yürürlükten kaldırılmıştır.

Bilgilerini ve gereğini rica ederim.

                                                                                                                  RecepTayyip ERDOĞAN

                                                                                                                           Başbakan

Başbakanlık Elektronik Belge Standartları Genelgesi